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회의를 30분만 하면 얼마나 좋을까? 2016-08-26

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직장인들 사이에서 아주 많이 언급되는 말들이 있다.


회의는 안 할수록 좋다.”, “회의 많은 조직은 망한다.”, “회의는 최소한의 사람들만 참석해야 한다.


이 글을 읽으시는 독자도 직장생활을 하셨다면 이런 말들을 귀에 못이 박히도록 많이 들었을 것이다

왜냐하면 필자도 이런 말을 자주 쓰기도 했을 뿐만 아니고, 진실인줄로 믿었기 때문이다.

결론부터 먼저 말하면 위의 예들은 모두 틀렸다. 틀렸을 뿐만 아니고 어처구니가 없기까지 하다

이번 칼럼에서는 일반적으로 사람들이 생각하는 오해를 모두 시원하게 고쳐줄 것이고

짧은 시간에 문제를 해결하는 회의를 어떻게 진행할 수 있는지 하나하나 소개시켜줄 것이다.

 



직원들이 회의를 싫어하는 2가지 이유


사무직이 가장 많이 하는 업무가 무엇이라고 생각을 하는가? 각자 맡은 업무와 분야가 다르겠지만공통적인 것을 하나 짚으라면, 분명히 회의이다. 게다가 회의는 회사에서 직원들이 가장 싫어하는 업무이기도 하다처리할 일은 많은데 하루 종일 회의에 불려 다니다가 정작 중요한 일은 야근을 통해서 처리해야 할 입장이니 싫어하는 것이 당연하다.회의를 많이 하는 회사원들 수백 명에게 물어보면 그 동안 참석했던 회의의 70% 정도는 하지 않았어도 되는 회의”, “안하니만 못한 회의”, “쓸데없는 회의였다고 답변을 한다회의시간에 무엇을 주로 하냐고 물어보면 나오는 답변도 가관이다. 부정적인 답변의 예를 좀 들어보면 일방적인 지시를 받는 시간이다”, “훈계를 받는 시간이다”, “직장상사 자랑을 들어주는 시간이다”, “남의 보고를 들어주는 시간이다등이 나온다. 회의를 하는 진정한 목적인 이슈를 해결하기 위하여 의견을 모으고 추진을 하는 시간이라는 답변은 거의 나오지 않는다.직원들이 회의를 싫어하는 이유는 다양하지만 크게 2가지로 압축할 수가 있다첫째는 시간을 많이 잡아먹기 때문이고두 번째는 무엇을 준비해가야 할 지 모르기 때문이다시간도 시간이지만, 무엇을 준비해야 깨지지 않고 무사히 넘길 수 있을지 불안에 떨고 있다.

 



회의는 30분만 하자


아니 아무리 과장을 해도 그렇지 2~3시간 하는 회의를 어떻게 30분 내에 완료합니까?” 라고 말을 하는 분들이 의외로 많다. 하지만, 방법을 조금만 알면 가능하겠다는 생각을 누구나 하게 된다. 참고로, 필자는 수십억 규모로 진행된 프로젝트의 주간회의도 30분 이내로 거의 1년간 진행 한 경험이 있다. 독자 여러분의 부서에서 일어나는 이슈회의나 작은 프로젝트의 진행회의는 30분이면 아마도 편안하게 진행할 수 있지 않을까 생각 한다.구체적인 방법은 이후에 자세히 알려주도록 하겠지만, 이번에는 2가지만 실천해 보기를 권한다. 첫 번째는, 회의를 시작하기에 앞서서 주관하는 리더가 이번 회의에서 처리해야 할 항목을 3개 정도로 미리 정하고 들어가는 것이고, 두 번째는, 회의 진행 시 참석자들의 발언을 30초로 제한시켜 보라는 것이다30초동안에 어떻게 의견을 내지? 라고 의문을 가지는 분이 있을 것이다. 답변은, “어떤 작은 의견을 하나 개진 하는데 30초는 충분히 길다이다. “.[1]엘리베이터 피치라는 것이 있다. 어떤 회사의 직원이 사장님께 사업 제안을 하나 설명 드리고 승인을 득하는데 30~60초 면 가능하다는 말이다


회의 진행 중에 어떤 의견을 하나 개진할 때에는 다음의 3가지 원칙을 지키도록 리더가 참석자들에게 유의시킨다.



1.발언은 정리 후에 요약적으로 한다.
2.
두괄식으로 결론을 먼저 나오도록 발언을 한다.
3.
짧게, 가급적이면 한 줄로 적혀질 수 있도록 발언한다.  



물론, 직원들이 위와 같이 효과적으로 원활하게 발언을 하기 위해서는 어느 정도의 훈련이 필요할 수도 있다. 하지만, 완벽하지 않아도, 회의가 빨리빨리 진행된다는 것을 느낄 수 있을 것이며, 짧게 발언을 하면 의미도 더 명확해 지고, 회의록을 쓰기도 좋다는 것을 느낄 것이다.




.[1]엘리베이터 피치 : 어떤 상품, 서비스 혹은 기업과 그 가치에 대한 빠르고 간단한 요약 설명이다. 로켓 피치라고도 한다. 엘리베이터 피치라는 이름은 엘리베이터에서 중요한 사람을 만났을 때 자신의 생각을 요약하여 20초에서 3분이라는 짧은 시간에 전달할 수 있어야 한다는 의미로 지어졌다. 
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